La gestione dei gruppi, in una struttura ricettiva, è argomento molto delicato.
Difficilmente si possono individuare delle linee guida assolute, tutto va trattato nella delicata unicità di ciò che gestite. E, come sempre, da ciò che desiderate ricavarne.
Prendere un gruppo può voler dire lavorare meno, a livello operativo. Un unico immenso check-in, un unico interlocutore con cui stabilire accordi. Meno problematico, in linea generale. Anche perché, almeno statisticamente, gli indici medi di soggiorno di un gruppo vanno sopra la notte. E quindi i costi variabili vengono ammortizzati.
Tutto è oro ciò che luccica? Domanda retorica.
Innanzitutto guardate i numeri. Quando arrivano le richieste di questi grandi contingenti camere. È facile fare un parallelo se avete una parte delle vostre unità abitative ceduta agli individuali. Nello stesso periodo o, ancora meglio, sullo stesso giorno. Quanto vi dà, al netto di una commissione OTA, un mercato e quanto l’altro?
Dipende quindi anche dalla dimensione della struttura. Più camere si hanno e più è ragionevole pensare che una parte di esse può far comodo venga occupata da questo tipo di accordi.
Dipende anche dalla vostra stagionalità. Le strutture stagionali hanno meno bisogno dei gruppi rispetto a quelle annuali, lavorando quasi esclusivamente su mesi di picco.
È certo che la distinzione più netta va fatta sul tipo di accordi. Legarsi a un tour operator comporta un impegno più gravoso. La costruzione di un listino rigido, ci si augura suddiviso almeno per stagionalità, con la possibilità eventuale di rifiutare ciò che si gradisce meno. Perché i tour operator tenderanno a mandarvi più gente nei momenti in cui ne avete minor necessità. Sarebbe magnifico trovare un mercato sui mesi spalla o sulla bassa.
Perciò la condizione migliore sarebbe quella di accettare sempre e solo gruppi su richiesta. E quotarli al momento. Così da rendere dinamico anche quel segmento di mercato. Ragionarlo sia sullo storico che vi ha indotto a formulare la tariffazione di partenza che sul previsionale che ha già riempito parte dell’occupazione. È il metodo migliore per ricavare il massimo da ogni canale.
Massima attenzione anche al famoso release, quando cioè decade l’eventuale opzione concordata. Maggiore è la distanza dalla data, maggiore potrà essere la vostra tolleranza. Ricordatevi però che se vi lasciano a secco a poche settimane dal check-in sarà arduo riprendere quelle unità.
La gestione gruppi è argomento affascinante e complesso.
Ah, un’ultima dritta. La gratuità esiste solo nel mondo delle speranze.
Tutto deve essere opportunamente tariffato.
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